5 sinais de que sua empresa está perdendo dinheiro com telefonia

A telefonia ainda é um dos pilares da operação de muitas empresas — principalmente equipes comerciais, atendimento, suporte técnico e unidades com múltiplos ramais. O problema é que, em muitas organizações, esse custo fica “escondido” no financeiro e passa meses sem revisão. Resultado: desperdício, falhas de atendimento e baixa produtividade.

Se a sua empresa sente que “gasta muito e não sabe exatamente com o quê”, este conteúdo é para você.

1) Contas com cobranças que ninguém entende

Um dos sinais mais comuns de desperdício é a fatura complexa, cheia de itens técnicos e cobranças pulverizadas. Quando a empresa não consegue identificar claramente o que está pagando (linhas, franquias, excedentes, serviços adicionais, planos desatualizados), o risco de pagar por algo que não usa aumenta muito.

Como corrigir:

Faça uma auditoria das últimas 3 a 6 faturas.
Separe por categoria: móvel, fixo, dados, PABX, links e serviços adicionais.
Identifique cobranças recorrentes sem uso real.

2) Linhas ativas sem uso ou com uso mínimo

É comum empresas manterem chips e linhas ativos por “segurança” ou por falta de controle interno. Em negócios com troca de equipe, filiais ou equipes externas, isso acontece ainda mais.

Impacto direto:

Pagamento mensal por linhas ociosas.
Custos de pacotes e franquias sem retorno.
Dificuldade para controlar inventário de telecom.

Como corrigir:

Levante todas as linhas ativas por colaborador/setor.
Compare com o consumo médio mensal.
Cancele, suspenda ou migre para planos mais econômicos.

3) Plano contratado não combina com o perfil da operação

Muitas empresas contratam um plano em um momento específico e nunca mais revisam. Só que o perfil muda: equipe cresce, atendimento migra para WhatsApp, vendas passam a usar CRM, parte da operação vira home office.

Quando o plano não acompanha a rotina real, surgem dois cenários ruins:

franquia sobrando (pagando mais do que precisa)
excedente constante (pagando multa/consumo extra todo mês)

Como corrigir:

Analise o comportamento de uso por setor.
Renegocie com base em dados reais.
Revise periodicamente (trimestral ou semestralmente).

4) Quedas, ruídos e instabilidade no atendimento

Nem todo prejuízo está na fatura. Problemas de qualidade na comunicação também custam caro:

ligações que caem,
áudio ruim,
demora no atendimento,
falhas no ramal,
clientes que desistem no meio da chamada.

Isso afeta diretamente a experiência do cliente e a taxa de conversão comercial.

Como corrigir:

Mapear horários e setores com maior incidência de falhas.
Verificar infraestrutura de rede e equipamentos.
Avaliar soluções de telefonia em nuvem e monitoramento.

5) A empresa depende de uma pessoa para “entender a telefonia”

Quando só uma pessoa sabe onde estão as linhas, os contratos, acessos e configurações, há um risco operacional importante. Em férias, desligamento ou troca de função, o controle se perde.

Como corrigir:

Documentar contratos, operadoras, acessos e responsáveis.
Centralizar a gestão de telecom.
Criar rotina de acompanhamento com relatórios simples.

Por que revisar a telefonia virou estratégia, e não só economia

Gestão de telecom não é apenas cortar custo. É melhorar operação, atendimento e previsibilidade financeira. Uma estrutura bem organizada ajuda a empresa a: